Booked Scheduler の使い方

ユーザー登録

Booked Scheduler を使うためにはアカウント登録が必要です。アカウント登録後は、ログインし、許可されているリソースの予約ができるようになります。

予約

「スケジュール」メニューの中に、「予約状況」という項目があります。ここで予約状況や使用不能な時間を確認することができ、許可されているリソースは予約することができます。

「予約状況」ページで、予約したいリソースと日時を探してください。時間枠をクリックして予約の詳細を設定します。「作成」ボタンを押すと、同じ時間に他の予約があるかが確認され、問題なければ予約が作成されます。設定によっては通知メールが送信されます。また、後で予約を確認したりするための照会番号が発行されます。

予約を変更する場合、かならず保存操作をしてください。そうしないと変更が反映されません。

アプリケーション管理者は過去の時間の予約を作成することができます。

空き時間を探す

「スケジュール」メニューの中に「空き時間を探す」という項目があります。ここでは、条件に応じた空き時間を探すことができます。

複数のリソース

一件の予約で、複数のリソースを一度に確保することができます。複数のリソースを追加したいときは、その予約のメインのリソース名の隣に表示されている「変更」をクリックし、追加したいリソースを選択してから「決定」ボタンをクリックします。

予約から余分なリソースを外したいときは「変更」をクリックし、外したいリソースの選択を解除し「決定」をクリックします。

追加のリソースはメインのリソースと同じ予約ルールが適用されます。例をあげて説明すると、リソース1（最長3時間まで予約できる）とリソース2（1時間しか予約できない）を2時間予約しようとしても、予約は作成できません。

リソース名にマウスカーソルを重ねると、リソースの詳細な設定（運用規則）を見ることができます。

繰り返し

様々な単位で、繰り返しの予約を作成することができます。いずれの繰り返しでも、「繰り返し終了」に指定した日は期間に含まれます。

繰り返しのオプションは柔軟な設定ができるようになっており、次のような指定ができます。「日ごと」を選び「2」日を指定すると、指定日まで1日おきの予約を作成します。「週ごと」を選び「1」週を指定し、曜日に「月 水 金」を選ぶと、指定した日までそれぞれの曜日に予約を作成します。また、仮に2011年1月15日の予約を作成しているとします。繰り返しで「月ごと」を選び、「3」か月、「同じ日付」を選ぶと、3か月ごとの15日に予約を作成します。「同じ曜日」を選んだ場合、2011年1月15日は1月の第3土曜日ですので、3か月ごとの第3土曜日に予約を作成します。

出席者の追加

予約を取る際に、他のユーザーを出席者もしくは招待者として登録することが出来ます。出席者として登録すると、そのユーザーは出席者リストに入りますが、招待メールは送信されません。通知メールは送信されます。招待者として登録するとそのユーザーには招待メールが送信され、受理するか辞退するかを選んでもらいます。ユーザーが受理すれば出席者リストに入り、辞退すれば招待者リストから消えます。

出席者数の上限は、リソースの定員までです。

備品

このシステムでいう「備品」とは予約時間中に使用する物品のことと考えてかまいません。例えばプロジェクターや椅子です。予約の備品を追加するには、「備品」の隣の「追加」をクリックし、使用できる備品の数量を選んでください。すでに予約されている数量によって、同じ時間に使える数が変わります。

代理での予約

アプリケーション管理者およびグループ管理者は、他のユーザーの名義で予約を行うことができます。予約作成時にユーザー名の右の「変更」をクリックします。

アプリケーション管理者およびグループ管理者は、他のユーザーの予約を変更したり削除することができます。

予約の更新

あなたの名義で作成した予約は（代理で作成してもらったものも含め）、自身で更新することができます。

繰り返しの予約を変更する

予約を作成する際に繰り返しを指定すると、複数回の予約が作成されます。そのような予約を変更しようとすると、どの回について変更するのかを尋ねられます。「この回だけ」を選択すると、そのとき表示している予約だけを変更し、残りはそのままにしておくことができます。「すべての回」を選択すれば、未実施の予定を全て変更することもできます。また、「この回から先」を選択すると、編集中の予約と、そこから先の分すべてを変更します。

アプリケーション管理者だけが、過去の予約を変更することができます。

予約の削除

予約を削除すると、スケジュールから完全に取り除かれます。Booked Scheduler のどこからも見えなくなります

繰り返しの予約を削除する

予約の更新と同じように削除時にも、削除する回を選ぶことができます。

過去の予約を削除することができるのはアプリケーション管理者だけです。

利用料

利用料を使用すると、管理者はリソースの使用量を管理できます。リソースごとに、1枠あたりの利用料を設定できます。必要な利用料を持っていなければ、予約を作成できません。「マイアカウント」の「利用料」ページから、使用履歴を確認することができます。

予約への支払い

利用料を使って予約に支払いを行います。十分な利用料残高がないときは、「マイアカウント」の「利用料」ページで購入してください。支払い履歴や利用料の使用履歴を確認したいときは、同じく「利用料」ページを開いてください。

カレンダー（Outlook®、iCal、Mozilla Lightning、Evolution）に追加する

予約の表示や更新の際に、「Outlookへ追加」ボタンが表示されています。お使いのコンピューターに Outlook がインストールされていれば、会議を追加するかどうか尋ねられるでしょう。インストールされていない場合は .ics ファイルをダウンロードするかどうか尋ねられるでしょう。これはカレンダーアプリの標準的なフォーマットであり、iCalendar ファイル形式をサポートしているアプリケーションで使用できます。

カレンダーの購読

スケジュール、リソース、ユーザーのカレンダーを公開することができます。この機能を有効にするには、管理者が設定ファイル中で購読キーワード (subscription key) を設定しなくてはなりません。スケジュールまたはリソースのカレンダーを購読できるようにするには、それらの管理画面で機能をオンにするだけです。個人のカレンダーを購読できるようにするには、「スケジュール」→「マイカレンダー」を開きます。ページの右側にカレンダーの購読を「許可する」または「禁止する」というリンクがあります。

スケジュールのカレンダーを購読するには「スケジュール」→「リソースカレンダー」を開き、 希望のスケジュールを選びます。ページの右側にカレンダーを購読するリンクがあります。リソースのカレンダーについても同じ手順です。あなたの個人カレンダーを購読するには「スケジュール」→「マイカレンダー」を開きます。ページの右側に、カレンダーを購読するリンクがあります。

標準で、この先30日間のイベントが配信されます。これは購読 URL の中の値で変更することができます。pastDayCount と futureDayCount が、それぞれ過去と未来の日数に対応します。

カレンダークライアント(Outlook®、iCal、Mozilla Lightning、Evolution)

たいていは、「このカレンダーを購読する」をクリックするだけで、カレンダークライアントでの購読が自動的にセットアップされます。Outlookでカレンダー購読が自動的に追加されない場合、まず予定表を開いてください。「個人用の予定表」を右クリックし「予定表の追加」→「インターネットから」を選択します。Booked Scheduler の「カレンダーを購読する」リンクのURLを貼り付けます。

Google® カレンダー

Googleカレンダーの設定を開き、「カレンダーを追加」をクリックし、「URLで追加」をクリックします。 Booked Scheduler の「カレンダーを購読する」リンクのURLを貼り付けます。

カレンダーを外部に埋め込む

外部のウェブサイトに Booked Scheduler のカレンダーを簡単に埋め込むことができます。次の JavaScript をあなたのウェブサイトにコピーアンドペーストしてください。 <script async src="https://schedule.kibousou.com/Web/scripts/embed-calendar.js" crossorigin="anonymous"></script>

埋め込み表示を変更するには、以下のクエリー文字列を使用してください。

名前	可能な値	デフォルト値	詳細
type	agenda, week, month	agenda	表示されるビューを選択します
format	date, title, user, resource	date	予約表示枠に表示される情報を制御します。例えば、日付と件名を表示したい場合、date,title を設定します
d	1 から 30 までの数値	7	agenda ビューで表示する日数を指定します
sid	スケジュールの公開ID	すべてのスケジュール	特定のスケジュールに属する予約のみを表示します
rid	リソースの公開ID	すべてのリソース	特定のリソースに属する予約のみを表示します

公開状態に設定したカレンダーおよびリソースのみが表示されます。スケジュールやリソースに表示されない予約があるときは、公開しない設定になっていると思われます。

リソース制限

管理者は様々な条件を使って、予約できる量を制限することができます。この制限に反するような予約には警告が表示され、受理されません。

時間枠が空くのを待つ

もし時間枠が利用できない場合、利用できるようになったときに通知を受け取ることができます。時間が重なって予約が作成できなかったときに、このオプションが表示されます。