phpScheduleIt 管理

管理

アプリケーション管理者のロール(役割)のユーザーには、メニューに「管理」の項目が表示されます。 管理操作はこの中にあります。

スケジュールの設定

phsScheduleitをインストールするとき、何もしなくてもデフォルトスケジュールが作成されます。 メニューの「スケジュール」から現在操作対象になっているスケジュールの属性を表示し変更することできます。

それぞれのスケジュールでは、時間枠を個々に定義しておかなくてはなりません。 時間枠は各スケジュール中のリソースの稼働性を決めるものです。 「時間枠の変更」をクリックすると時間枠エディターが表示されます。 ここで予約の時間区分を作成し、予約可能か予約不能かに分けます。 時間区分をどう分けるかは自由ですが、1日(24時間)のすべての時間を網羅するようにしなくてはなりません。 一行に一つの時間区分を書きます。 時刻の表記は24時間制です。 時間区分に任意で表示ラベルを付けることも出来ます。

ラベルの無い時間区分は次のように書きます。10:25 - 16:50

ラベルを付ける場合は次のように書きます。10:25 - 16:50 Schedule Period 4

時間区分設定ウィンドウの下は、支援ツールになっています。 開始時刻から終了時刻までを指定の間隔で分割し、時間区分を作り出します。

リソースの設定

リソースの表示と管理は、メニューの「リソース」から行います。 リソースの属性や運用規則を変更することができます。

phpScheduleItでの「リソース」とは、部屋や設備のような予約制にしたいあらゆるもののことです。 リソースを予約制にするために、適したスケジュールに割り当ててください。 リソースはスケジュールの時間枠をそのまま使用します。

最小予約時間を設定すると、それより短い予約は作成できなくなります。 デフォルトでの制限はありません。

最大予約時間を設定すると、それより長い予約は作成できなくなります。 デフォルトでの制限はありません。

リソースを承認が必要であると設定すると、作成した予約は承認されるまで保留状態になります。 デフォルトでは承認は不要です。

リソースを「自動的に許可される」ように設定しておくと、新しいユーザーは登録時にそのリソースを予約できるようになります。 デフォルトは自動的に許可されるようになっています。

日/時/分きざみで、予約にリードタイム(先行時間)を設定することができます。 例えば、月曜の10:30 AMからの予約を取りたいとし、予約には1日前に告知が必要であるとします。 この場合、日曜の10:30 AM以後は予約できません。 デフォルトでは、現在時刻まで予約することができます。

日/時/分まで指定してきざみで時間を指定して、はるか未来の予約を禁止できます。 例えば、今が月曜の10:30 AMだとし、リソースでは予約の終了時刻を1日以上先にすることができない設定にしてあるとします。 この場合、(終わりが)火曜の10:30 AMを過ぎる予約は出来ません。 デフォルトでは、制限はありません。

時にはリソースの定員が足りないことがあります。 例えば、8人しか入れないカンファレンスルームもあります。 リソースの定員を設定すれば、主催者を除く参加者数をそれ以内に抑えることができます。 デフォルトは無制限です。

アプリケーション管理者は定員の制限を受けません。

リソースの画像

予約ページでリソースの詳細を見るときに表示されるリソースの画像を設定することができます。 そのためには php_gd2 がインストールされ php.ini で有効になっていなくてなりません。 詳細はこちら

備品の設定

このシステムでいう「備品」とは予約時間中に使用する物品のことと考えてかまいません。 例えば、カンファレンスルームで使うプロジェクターや椅子です。

備品はメニューの「備品」から表示し操作することができます。 設定されている備品の数量を超えて、同時に予約することはできません。

予約量を制限する

限度を設定し、予約できる量を制限することができます。 phpScheduleItの量制限システムは柔軟にできていて、予約時間と回数で制限をかけることができます。 また、量制限は「重なり」ます。 1日に5時間までという制限があり、また1日に4回までという制限もあるとします。 ユーザーは4時間の予約を取ることはできますが、2時間の予約を3つは取れません。 これらを組み合わせて強力な制限を行うことができます。

アプリケーション管理者は予約量の制限を受けません。

お知らせの設定

お知らせはphpScheduleItのユーザーに注意事項を知らせる簡単な方法です。 メニューの「お知らせ」から、ユーザーのダッシュボードに表示されるお知らせを、管理することができます。 お知らせにはオプションとして開始日と終了日があります。 また任意で優先度を付けることができ、1から10の順に並べ替えて表示します。

お知らせのテキストではHTMLを使うことができ、リンクや画像を埋め込むことができます。

グループの設定

phpSechduleItでのグループはユーザーを組織化し、リソース使用の可否を決定し、アプリケーション内での役割を定めます。

役割

役割はユーザーのグループに特定の操作を行う権限を与えます。

アプリケーション管理者の役割を与えられたグループのユーザーは、管理特権を行使することができます。この役割はリソースを予約するのにほとんど制限を受けません。アプリケーションのあらゆる箇所を管理できます。

グループ管理者の役割を与えられたグループのユーザーは、グループのユーザーの代理で予約を行うことができ、ユーザーを管理することができます。

予約の表示と管理

メニューの「予約」で予約の表示と管理を行うことができます。 デフォルトの設定では今日の前後7日間の予約が表示されます。 見つけたいものによって粒度を大きくも小さくもできます。 このツールで予約の様子をすばやく見ることができます。 また予約のリストをCSV形式で出力することができます。

予約の承認

予約管理ツールで承認保留中の予約を見ることができます。 保留中の予約はハイライト表示されています。

ユーザーの表示と管理

メニューの「ユーザー」から、ユーザーを登録したりユーザーを一覧することができます。 このツールでは次のようなことができます。 ユーザー個々にリソースの使用権限を変更する。 アカウントを使用不能にしたり削除する。 ユーザーパスワードをリセットする。 ユーザー情報の詳細を編集する。 新規ユーザーを追加するのもここです。 ユーザー自身での登録を無効にしている場合、この機能は無くてはならないものでしょう。

レポート作成

全てのアプリケーション管理者、グループ管理者、リソース管理者、スケジュール管理者はレポートを利用できます。レポート機能を利用できるユーザーとしてログイン中であれば、メニューにレポートが表示されます。 phpSchedulet では予め汎用のレポートを用意しており、リストや図として表示すること、CSVとして出力すること、印刷することができます。 それらに加えてメニューの「新しいレポートを作る」からその場でレポートを作成することができます。このレポートもリスト表示、図表示、出力、印刷が可能です。 さらに自作のレポートを保存しておき、メニューの「保存されたレポート」から呼び出すことができます。レポート結果をメールで送信することもできます。